Berichten

Het zal voor veel werkgevers en werknemers door even wennen zijn: verplicht thuiswerken. Een andere omgeving die vraagt om een andere communicatie en samenwerking met collega’s, maar een die met de hulp van handige apps en diensten niet per se ten koste van gaat van de productiviteit.

Werk je veel en op afstand samen, dan is de kans groot dat meerdere werknemers tegelijkertijd hetzelfde bestand gaan bewerken. Gelukkig zijn er meerdere apps en diensten die samenwerken op afstand toegankelijk én overzichtelijk maken.

Bestanden
Een goed voorbeeld is de clouddienst Google Drive. Met deze dienst krijg je overal en met elk apparaat toegang tot al je bestanden, zolang jij ze maar in je Drive zet. Ook kan je documenten aanmaken met Google Docs (vergelijkbaar met Microsoft Word), Google Spreadsheets (vergelijkbaar met Microsoft Excel) en met andere diensten uit de zogeheten Google G-Suite. Is het document voltooid, dan kun je het delen met collega’s door via de knop ‘Delen’ hun mailadressen toe te voegen. Zij kunnen het bestand bekijken, bewerken en opmerkingen erbij plaatsen.

Maakt jouw bedrijf geen gebruik van Google Drive, dan zijn er andere opslagwebsites waarop documenten kunnen worden opgeslagen en gedeeld met collega’s. Dropbox, Stack en Apple’s iCloud zijn slechts enkele voorbeelden. Werken jij en je collega’s enkel met Microsoft bestanden, dan loont het om deze documenten direct te delen via Microsoft OneDrive.

Chatruimte
Communiceren op afstand is misschien minder persoonlijk, maar zeker niet minder effectief—mits je het juist aanpakt. Communicatie via Skype, mail of een gezamenlijke WhatsApp-groep is door de onvermijdelijke stroom aan irrelevante berichten namelijk vragen om problemen. Slack of Microsoft Teams werkt stukken effectiever. Via deze diensten creëer je een gezamenlijke chatruimte waarin je vervolgens aparte kanalen aanmaakt. Jij en je collega’s kunnen zelf kiezen aan welke kanalen wel en niet deel te nemen, zodat je via de chat- of ingebouwde belfunctie alleen overlegt met werknemers die relevant zijn.

Focus
Niet het behouden van de productiviteit, maar het behouden van de focus vormt voor de meeste thuiswerkers de grootste uitdaging. Met apps als Herinneringen, Things en Google Tasks kun je gelukkig je werk perfect structureren en zo een effectief werkplan creëren. Wil je niet gestoord worden door social media, dan kan je deze apps een halt toeroepen met bijvoorbeeld Apple’s Schermtijd en Android’s Digitaal Welzijn.